簡介

週一的早晨，您或許正在努力於程式碼審核、支援票務及一個接一個的會議中掙扎。這樣的情景是否很熟悉呢？此時，人工智慧工具正是您脫困的救星。設想一下，有一位 AI 程式編寫助手能在凌晨二點為您提供修正建議，或是一個聊天機器人能將紛亂的事故討論串變成簡潔的摘要。同時，無論是工程師、產品經理、SRE 還是設計師，科技專業人士都正在利用 AI 助手縮短從草稿到完成的過程。本篇文章將幫您解析出具有實際應用價值的選擇，讓您能有效自動化重複的勞力工作，專注於真正重要的事。

什麼是“AI 工具”

我們所說的 AI 工具是指利用人工智慧從用戶輸入中推斷出有用輸出的軟體。例如，透過數據模式的學習，編程助手可從註釋中生成程式碼。因此，AI 工具可根據提供的輸入，生成或建議內容。

為什麼選擇 AI 工具的重要性

  • 生成性 AI 每年可以促進勞動生產力成長 0.5–3.4 個百分點，這取決於其普及程度。

  • 根據 2024 年的一項調查，75% 的全球知識工作者已經在工作中使用 AI。

  • 企業領導者著眼於超越單純節省時間，追求可衡量的價值，如優化決策質量和減少錯誤。

工具選擇原則

在選擇工具時，我們側重於科技團隊今天就能使用的解決方案：明確的免費層或試用，跨設備支援（網頁、桌面、手機）、簡易的設置及詳細的文檔。每款工具都解決一個常見的工作流程：編碼、文檔、會議、操作或設計，並帶來實在的生產力提升。此外，我們也考察了透明的價格結構和企業級功能如 SSO 及管理控制。即便工具各有其限制，我們也會在下文中指出，以便您知悉使用時可能的代價。

工具介紹

編碼與自動化

GitHub Copilot

GitHub Copilot 是一款 AI 編程助手，能在您的 IDE 中（例如 VS Code、JetBrains）提供代碼或完整函數建議。它具備上下文感知型代碼完成、基於聊天的解釋幫助，支援多種語言和框架。它在重構舊代碼或依據註釋撰寫單元測試時尤其有用。

  • 平台：IDE 擴展（VS Code、Visual Studio、JetBrains），或通過 GitHub.dev 瀏覽器使用。對於驗證過的學生和開源維護者免費，其他人則需支付約 £8–10/月 (免費試用後)。

  • 限制：

    • 並不保證生成代碼的正確性或最佳實踐；仍需進行代碼審核和測試。
    • 上下文限制：只能檢視光標周圍數百行代碼，對於非常大的項目可能會忽略其他相關代碼。

Zapier AI

Zapier AI 是一個 AI 驅動的工作流程生成器，讓您可以用簡單的英文指示來創建自動化流程（“Zaps”）。例如，您可以形容所需流程：“當 GitHub 問題被標記為緊急時，發送 Slack 警示”，Zapier 的 AI 會為您概述步驟和整合。它的能力涵蓋數以百計的應用程式連接，甚至可以生成進階步驟代碼。

  • 平台：網頁應用（可在任何操作系統運行）；一些功能可透過手機應用或電郵使用。免費層（最多5個活動的 Zaps，有限的運行次數）；付費計劃則由 £15/月起，用於更高容量和高級應用。

  • 限制：

    • 如 AI 錯誤理解您的意圖，複雜的工作流程可能仍需手動調整。
    • 一些進階功能（如多步驟或代碼步驟）需更高級別計劃，並可能受區域限制。

文件與知識

Notion AI

Notion AI 是一個構建在 Notion 工作區應用中的 AI 助手，有助於在頁面和文檔中撰寫和管理內容。它能讓冗長的 Notion 頁面一鍵獲得摘要，為會議筆記或規範提供創意生成和寫作協助，並可在知識庫上進行 Q&A。對於文檔整理，將草率的筆記變成結構化的文件、或從專案規劃中提取行動項目而言，十分理想。

  • 平台：Notion 的網頁版、Mac/Windows 桌面版和移動端。包含在 Notion 的商務計劃中；免費/個人計劃提供有限 AI 使用(在提示升級前有少量的回應次數)。

  • 限制：

    • 準確度：如果提示語模糊，可能生成一般性文本，對於專業技術內容，可能存在錯誤摘要。
    • 數據隱私：Notion 保證不會使用您的內容來訓練模型，但內容會送至 OpenAI 處理，且非企業使用者的數據可能會保留 30 天。

會議與通信

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot 是 Microsoft 的 AI 助手，整合在 Office 應用（Teams、Outlook、Word、Excel 等）中，旨在解決通信和計劃方面的繁瑣工作。在 Teams 中，它能生成會議摘要並突出行動項目；在 Outlook 中，它撰寫郵件回覆或總結長討論串。除此之外，它也能在 Word 中完成文本草擬（從提示中撰寫文本）以及在 Excel 中提供數據分析見解（透過聊天實現）。

  • 平台：Windows 和 Mac（內嵌於 Office 應用），以及部分功能在 Teams 手機上運行。企業附加包每位用戶每月 30 美元，需配合 Microsoft 365 E3/E5 使用，不適用於個人 Microsoft 帳戶。

  • 限制：

    • 僅限擁有特定 Microsoft 365 企業計畫的組織使用（於 2024 年逐步推出）。
    • 可靠性：有時如果您的 SharePoint/Graph 數據較混亂，可能會取得過時或不相關的資訊。始終需要人類審核重要輸出。

Otter AI

Otter AI 是一個由 AI 驅動的會議轉錄和摘要工具。它可以為 Zoom、Teams 或 Google Meet 通話進行即時轉錄（通過虛擬會議助手）；會後提供摘要和關鍵字高亮；並保存所有錄音的可搜索存檔。它非常適合無需人工記錄員的會議筆記，或為未能出席的人總結長篇討論內容。

  • 平台：網頁和移動端（iOS/Android 應用）以便移動中記錄會議。獎勵豐厚的免費計劃（最多每月 300 分鐘的轉錄）；Pro 計劃每月 $10 用於更多小時、整合和導出選項。

  • 限制：

    • 準確度取決於音頻質量和說話者清晰度。強烈的口音或嚴重的技術術語可能仍會造成困惑。
    • 錄製的數據儲存在雲端中，涉及敏感資訊時需要審慎使用或採用企業治理功能。

專案與票務

Atlassian Intelligence (Jira AI)

Jira AI 功能嵌入在 Atlassian Intelligence 和 Confluence 雲產品中，作為虛擬專案助手出現。在 Jira 中，它可以將一行點子變成詳細的子任務集，或將自然語言轉換成 JQL 查詢（例如“顯示本週分配給我的錯誤”）。它還可以總結長篇問題評論串或需求，以便新手能夠快速掌握情況。在 Confluence 中，它能透過搜尋維基回答問題，甚至根據提示草擬內容。對於票務優先順序分類（建議回覆或分組相似問題）來說十分有用，還可以從最小輸入快速生成項目章程或問題排查指南。

  • 平台：網頁（Jira/Confluence Cloud）；適用於這些應用的運行環境。包括在 Jira Cloud Premium/Enterprise 計畫中（AI 功能不額外收費）。

  • 限制：

    • 仍在演進中：有時所建議的子任務或摘要可能會漏掉上下文，特別是在非常技術性的項目中；您需要調整或澄清輸出。
    • 僅在雲端：如果使用自托管（on-prem）的 Jira/Confluence，這些 AI 驅動的助手無法使用。

數據與分析

Google BigQuery (Duet AI)

BigQuery 中的 Duet AI 是 Google Cloud 的 AI 助手，為數據分析師提供撰寫和優化 SQL 查詢及生成見解等幫助。它將自然語言轉換成 SQL（例如詢問“顯示上個月按天的總錯誤”，然後它會撰寫 SQL）；用簡單英文解釋複雜的查詢；建議改善查詢效能或修正錯誤的方法。甚至能夠幫您從查詢結果生成快速圖表。它加快了數據探索的過程，分析師可以不需要深入了解結構就能寫出正確的 SQL，或快速從結果集中總結趨勢。

  • 平台：Google Cloud Console 中的 BigQuery（網頁）；需要一個 Google Cloud 專案。對於價格，Duet AI 功能包括授權使用者在 BigQuery 界面中的使用，但仍須支付任何 BigQuery 查詢處理費用（標準按需或固定費用定價）。

  • 限制：

    • 非 100% 準確：生成的 SQL 可能需要為特例或不尋常的結構進行調整。在重要數據上運行之前務必檢查。
    • 當前僅支援英文提示。如果您的表格和字段名稱不具描述性，AI 可能會誤解它們（好的結構設計仍然至關重要！）。

設計與資產

Canva Magic Studio

Canva Magic Studio 是 Cana 的一組生成性 AI 功能（知名設計工具），幫助更快捷地創建圖像、文本和演示文稿。Magic Write 根據提示生成文案（例如博客綱要或社交媒體標頭）；Magic Design 根據描述（例如“網絡安全研討會海報”）創建幻燈片或圖形。還有 Magic Edit/Erase 圖像（用 AI 移除或替換圖片中的元素）以及文本到圖像生成（使用模型如 Stable Diffusion 或 Adobe Firefly）。對於團隊中非設計師而言，快速創建幻燈片、社交圖形或徽標原型是非常棒的。

  • 平台：網頁（瀏覽器）及 Canva 的移動應用。免費計畫包括每月使用上限的基礎 AI 使用（例如少量 Magic Write 查詢）。Canva Pro（£10/月）可提供無限制存取和更高質量輸出（AI 圖像無水印）。

  • 限制：

    • 圖像結果變異：生成的視覺效果通常需要修改；可能需要多次嘗試才能找到合適的圖像。
    • 免費層的輸出可能較低解析度或帶有水印（圖像生成）。如果經常使用 Magic Studio 功能，可能需要升級至 Pro 計畫。

本週啟動步驟（檢查清單）

  • 選擇一個耗時的重複任務（撰寫發布說明、總結站立會議、優先排序問題）。

  • 本週在該任務上測試某工具的免費層（例如在下一次團隊會議上使用 Otter.ai，或者在小型編碼模組上嘗試 Copilot）。

  • 儲存某個工作良好的提示或工作流程，並重複使用或與同事分享。從小處著手並利用快速的成功案例建立信心。

風險與防護措施

  • 準確度與安全性：切勿盲目信任 AI 輸出。測試生成的代碼，且使用安全掃描工具（某些工具內建）以發現秘密或漏洞。

  • 數據處理：遵循公司政策合規。避免將客戶或敏感資料輸入第三方 AI，除非其提供企業級隱私保護。

  • 變更控制：標記 AI 生成的代碼或內容變更。例如，標註 AI 撰寫的提交，並由另一位團隊成員進行審核。這樣能保證人對於進入生產的內容負責。

  • 治理：維護 AI 使用的審計痕跡。許多工具會記錄查詢和行動—定期對這些日誌進行稽核，並記錄 AI 在決策或草擬內容中的使用情況以確保透明性。

實際關注的 KPI

  • 初稿完成時間—從請求到生成初步版本的文檔、代碼模組或分析的時間（AI 應縮短這段時間，但需對其進行追蹤）。

  • 平均解決時間—平均事件或支援票務的解決時間。AI 幫助的優先處理和回答問題應能降低這一數字。

  • 代碼審查週轉—評估 AI 幫助的代碼是否能更快通過審核。此外，需監控回退重新打開的錯誤率，以確保 AI 參與時質量未下降。

  • 節省的會議時間—因 AI 摘要而不需撰寫筆記或狀態郵件的時間（如“每週 5 小時 ”在整個團隊中節省）。

  • 交付成本—每個項目或功能中的成本變化。領導者追求超越“節省時間”，需跟蹤質量改善及錯誤減少。

常見問題解答

  • 我需要批准才能在工作中使用 AI 嗎？ 大多數情況下是的，大多數公司要求 IT 或合規部門對新工具進行批准，特別是處理代碼或敏感數據的工具。請務必檢查公司內部政策。

  • 哪種工具默認情況下讓數據排除於模型訓練之外？ 許多面向企業的工具（如 Slack AI、Notion AI、Microsoft Copilot）都承諾不會使用您的內容訓練其公共模型。然而，為確實起見應始終驗證每個供應商的隱私政策。

  • 如何避免 AI 洩露機密？ 因此，除非您使用在內部部署或自托管的解決方案，否則不要輸入機密代碼或數據。某些編碼 AI（如 AWS CodeWhisperer）會自動偵測並屏蔽提示中的秘密，這很有幫助。

  • 這些工具能在離線或低帶寬下運行嗎？ 部分代碼助手提供離線模式；然而，大多數 AI 服務需要網絡連接。在緩慢的網絡環境中，多個應用會將請求排隊，並在連接時進行處理。

  • 在免費與付費間的正確組合為何？ 通常，先從免費層開始以查看效果。一旦工具顯示其價值，對您的工作流程或團隊有回報，即可升級付費計畫。投資可獲得高於成本的回報是關鍵。

無論選用哪款 AI 工具，它們都不會取代您的工作，但選擇合適的工具能給您一個良好的開端。策略很簡單：選擇一個繁瑣的任務和一款有潛力的工具，然後進行兩周的試驗。讓人員參與，審核輸出，並使用實際指標（如上面提到的 KPI）衡量影響。如果有改進則擴大使用；如果效果不佳，視作學習經驗，嘗試替代方案。生產力是一個動態目標，而最佳的科技專業人士不斷嘗試以找到有效的對策。